Projectplanning is een essentieel onderdeel van elk project. Het helpt je je tijd te organiseren, taken te delegeren en afhankelijkheden in te bouwen. Het kan ook helpen valkuilen te vermijden zoals scope creep.
Elk project heeft een begin- en einddatum. Je brengt de belangrijkste taken in kaart die binnen dit tijdsbestek moeten plaatsvinden. Deze planning helpt ervoor te zorgen dat er geen taken over het hoofd worden gezien en dat het project op tijd wordt afgerond. Deze planning helpt je ook om scope creep te voorkomen, waarbij de oorspronkelijke scope van een project groter wordt naarmate het project vordert.
Gebruik een online agenda.
Het dagelijkse schema kan goed werken voor bepaalde projecten, maar voor andere wilt u misschien een wekelijkse kalender, of een maandelijkse kalender opnemen. Hiervoor kunt u een online kalender gebruiken zoals Google Calendar of Outlook.
U kunt deze kalenders toevoegen in het tabblad "Plan". U kunt dan al uw kalenders zien en er gebeurtenissen aan toevoegen. Zo kunt u zien of er afhankelijkheden zijn. Als je bijvoorbeeld een wekelijkse vergadering hebt, voeg je de gebeurtenis toe zodat je kunt controleren of je iemand mee moet nemen.
Integreer met andere systemen.
Als je team groeit, wil je er zeker van zijn dat iedereen op de hoogte blijft van de projectplannen. Eén manier om dit te doen is met Slack. Je kunt Slack gebruiken om een project-feed te maken waarmee mensen zich kunnen abonneren op verschillende feeds. Op deze manier kan iemand die wil weten wat er met een project gebeurt, eenvoudig zien wat er met alle projecten in zijn organisatie gebeurt.
U kunt ook tools zoals Slack's Drip gebruiken om gedetailleerde projectrapporten te maken. Deze rapporten kunnen naar projectmanagers, leidinggevenden of investeerders worden gestuurd als een doorlopend projectrapport. Zo kunt u iedereen op de hoogte houden met gedetailleerde rapporten, terwijl u mensen toch de informatie geeft die ze nodig hebben om belangrijke beslissingen te nemen.
Afronding.
Zoals met alles wat digitaal is, zijn er een paar regels rond planning die u in gedachten moet houden. Ten eerste, rond de activiteiten van een taak niet af op de dichtstbijzijnde 5 minuten. U moet de tijd naar beneden afronden naar de dichtstbijzijnde 5 minuten. Als de tijd 4:59 is, dan wordt 4:55 naar beneden afgerond. Ten tweede, rond de activiteiten van een taak niet naar beneden af. Ook hier moet u de tijd naar boven afronden. Dus, bijvoorbeeld, als een taak 2 uur duurt, dan rond je de tijd naar boven af, niet naar beneden.
Houd deze richtlijnen in gedachten bij het plannen maken online van uw project, zodat u scope creep kunt voorkomen. Met de juiste planning tools en planning technieken, kunt u elk project valkuilen te vermijden.